Wanneer je als ondernemer een bedrijf opricht in Nederland, kom je al snel in aanraking met allerlei administratieve verplichtingen. Eén daarvan is het inschrijven van je bedrijf in het UBO-register. Dit is een verplichting die vaak vragen oproept, vooral voor startende ondernemers. In deze uitgebreide blog leggen we uit wat het UBO-register is, voor wie het geldt, hoe je het kunt gebruiken en waarom het belangrijk is om te voldoen aan deze registratieverplichting.
Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een openbaar register dat is opgezet om transparantie te bieden over wie de uiteindelijke belanghebbenden zijn van bedrijven en andere juridische entiteiten. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner (uiteindelijk belanghebbende), wat verwijst naar de natuurlijke personen die uiteindelijk de controle hebben over een onderneming. Het doel van het register is om witwassen, belastingontduiking en de financiering van terrorisme tegen te gaan door inzicht te geven in de eigenarenstructuur van bedrijven. Dit verhoogt de financiële transparantie en helpt overheden en opsporingsinstanties bij hun werkzaamheden.
Voor wie is het UBO-register verplicht?
De verplichting om UBO’s te registreren geldt voor de meeste rechtsvormen. Dit betekent dat je je als startende ondernemer moet registreren in het UBO-register als je bedrijf een van de volgende juridische vormen heeft:
- besloten vennootschappen (bv’s)
- naamloze vennootschappen (nv’s)
- stichtingen en verenigingen
- vennootschappen onder firma (vof’s)
- commanditaire vennootschappen (cv’s)
Eenmanszaken hoeven zich niet te registreren, omdat de eigenaar al volledig aansprakelijk is voor het bedrijf en er geen sprake is van een complexe eigendomsstructuur.
Wie wordt als UBO beschouwd?
Een UBO is iedere natuurlijke persoon die uiteindelijk meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang in een onderneming bezit, of anderszins zeggenschap heeft. Dit kan op verschillende manieren worden bepaald:
- via directe eigendomsbelangen, zoals aandelen
- via indirecte controle, zoals door familiebanden of bijzondere zeggenschapsrechten binnen een bedrijf
Voor grotere ondernemingen kan het soms lastig zijn om te bepalen wie als UBO geldt. In zulke gevallen biedt de Kamer van Koophandel (KvK) ondersteuning om te bepalen wie binnen jouw onderneming moet worden geregistreerd.
Hoe registreer je de UBO’s van jouw onderneming?
Het registreren van een UBO gaat via de Kamer van Koophandel (KvK). Wanneer je je bedrijf inschrijft in het Handelsregister, wordt direct gevraagd om de gegevens van de UBO’s door te geven. De informatie die je nodig hebt om een UBO te registreren omvat:
- volledige naam van de UBO
- geboortedatum en geboorteland
- nationaliteit
- woonadres (wordt niet openbaar gedeeld)
- aard en omvang van het economisch belang (bijv. percentage aandelen of stemrechten)
Als je bedrijf al is ingeschreven, kun je dit eenvoudig aanvullen via een online formulier op de website van de KvK.
Waarom is het UBO-register belangrijk?
Het UBO-register is een cruciale stap in de strijd tegen fraude en financiële misdrijven. Door transparantie te eisen over wie de controle heeft over een bedrijf, kunnen overheden effectiever optreden tegen criminele activiteiten zoals witwassen. Voor ondernemers betekent dit dat het naleven van de UBO-registratieplicht niet alleen een wettelijke verplichting is, maar ook een manier om aan te tonen dat je bedrijf op een transparante en legitieme manier opereert. Als je je UBO’s niet correct of niet tijdig registreert, loop je het risico op forse boetes en mogelijk strafrechtelijke vervolging. Zorg er dus voor dat je deze registratie op orde hebt, ook als de eigendomsstructuur van je bedrijf verandert.
Wat gebeurt er met de gegevens van UBO’s?
Hoewel het UBO-register openbaar toegankelijk is, betekent dit niet dat alle informatie van de UBO vrij in te zien is. Gegevens zoals het woonadres en het burgerservicenummer (BSN) blijven afgeschermd. Wel zijn naam, geboortedatum, nationaliteit en het economische belang van de UBO toegankelijk voor derden. Hiermee probeert de overheid een balans te vinden tussen transparantie en privacy.
Wat moet je doen als de UBO verandert?
Het is belangrijk om te weten dat de registratie van UBO’s niet een eenmalige handeling is. Wanneer de eigendomsstructuur van je bedrijf verandert, bijvoorbeeld door de verkoop van aandelen of een verandering in zeggenschap, moet je dit binnen een korte termijn doorgeven aan de KvK. Dit zorgt ervoor dat het UBO-register altijd up-to-date blijft.
Zijn er uitzonderingen?
Ja, er zijn enkele uitzonderingen op de registratieplicht. Bijvoorbeeld, eenmanszaken, beursgenoteerde bedrijven en enkele specifieke organisaties zoals kerkgenootschappen zijn vrijgesteld van de UBO-registratieplicht. Voor de meeste bedrijven blijft het echter verplicht.
Conclusie: UBO-registratie essentieel voor elke startende ondernemer
Als startende ondernemer is het essentieel om te voldoen aan de UBO-registratieplicht. Het waarborgt niet alleen de transparantie van je bedrijf, maar beschermt ook de integriteit van het zakelijke klimaat in Nederland. Door je UBO’s op tijd en correct te registreren, voorkom je juridische problemen en kun je je richten op het succesvol opbouwen van je bedrijf. Heb je hulp nodig bij de registratie of bij het bepalen wie als UBO moet worden ingeschreven? Kwique staat klaar om je te ondersteunen met al je administratieve verplichtingen. Met onze expertise zorgen we ervoor dat je administratie vlekkeloos verloopt, zodat jij je kunt focussen op ondernemen.
